Arvioitu lukuaika: 5 minuuttia
Kun kirjanpito on mennyt solmuun
Sanon yleensä, että ammatti valitsi minut, koska jossain vaiheessa elämääni minun oli vaan pakko alkaa kunnolla ymmärtää kirjanpitoa. Kuten voit arvata, kirjanpitoni meni solmuun, eikä kukaan ollut kiinnostunut ratkaisemaan sitä paitsi minä. Voi sanoa, että aloin alusta asti erikoistua kirjanpidon korjaukseen.
Jos kirjanpito on mennyt solmuun, kirjanpidon korjaaminen kannattaa aloittaa selvittämällä, missä ongelmat ovat syntyneet ja mitä kirjanpitoaineistoa puuttuu.
Solmuun menemiseen syyt
Konkreettisia syitä voi olla loputon määrä, mutta kärjistettynä: kirjanpidosta ei pidetty huolta. Monissa artikkeleissani sanonkin, että keskustelu kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä sekä sisäisen taloushallinnon rutiinit, vaikka ne tuntuvat tylsiltä ja ensisilmäyksellä eivät kovin tärkeiltä, voivat säästää yrittäjältä rahaa, hermoja ja pitää kirjanpidon kunnossa. Paneudutaan hieman syvemmin konkreettisiin syihin.
1. Dialogi
Yleisin tie ongelmiin kirjanpidossa on puuttuva keskustelu kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä. Huomaan tämän yhä uudestaan ja uudestaan. Yrittäjä näkee oman toimintansa, eli hankinnat ja tulot, omalla tavallaan, ja kirjanpitoasiakirjat kertovat erilaista tarinaa. Kirjanpitäjä tulkitsee asiat omalla tavalla keskustelematta yrittäjän kanssa siitä, miten asiat oikeasti menevät. Tämän takia vuoden tai kahden päästä kirjanpidossa ja oikeassa elämässä voi olla kaksi erilaista yritystä, vaikka kyse on yhä samasta yrityksestä.
Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa.
2. Sisäinen taloushallinto
Monet yrittäjät eivät hoida omaa sisäistä taloushallintoaan “oikealla” tavalla. Yleisin syy on se, että yrittäjälle ei vain ole koskaan kerrottu, miten näitä asioita pitää tehdä. Yksinkertaistettuna kirjanpitohan alkaa korttimaksusta tai tilisiirrosta, josta syntyy tosite. Ensisijaisesti tätä tositetta käsittelee sisäinen kirjanpito, eli tässä tapauksessa yrittäjä itse, ja laittaa sen eteenpäin kirjanpitoon. Tai ei laita.
Näiden asioiden siirron aikana pitää olla myös keskustelu kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä, katso ensimmäinen syy. Kaikki tarvittavat tositteet ja liitteet, kaikki poikkeukselliset tilisiirrot, lainat, velat ja muut tulot — näistä kaikista pitää olla jonkinlainen syy ja selitys, miten tämä liittyy yritystoimintaan.
Yrittäjän pitää siis käyttää aikaa ja vaivaa sisäiseen taloushallintoon. Tämä on tylsää, mutta erittäin tärkeä osa yrittämistä, jotta kaikki paperit ovat kunnossa.
3. Järjestelmät
Yrityksellä on liian monta järjestelmää käytössä, joista ei tehdä kunnollista raportointia kirjanpitoon. Esimerkkinä voivat olla erilaiset myyntialustat ja kassajärjestelmät, varsinkin kevyet mobiilikassajärjestelmät. Yritys testaa yhtä myyntialustaa kuukauden ajan, sitten ottaa käyttöön toisen ohjelmiston, vaikka ensimmäinen on edelleen aktiivinen ja siitä pitää tehdä raportit yms.
Tämä syy liittyy vahvasti sisäiseen taloushallintoon ja keskusteluun kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä. Yrittäjä voi tulkita, että jos hän ei enää käytä tätä järjestelmää aktiivisesti, vaikka järjestelmän kautta tehdään edelleen vähän myyntiä, niin siitä ei tarvitse raportoida kirjanpitäjälle.
Suosittelen käyttämään aikaa ja miettimään, minkälaisen myyntialustan tai minkä tahansa muun järjestelmän yritys tarvitsee. Kannattaa tutkia, mitä on tarjolla, valita sopivin vaihtoehto ja käyttää vain sitä, jos se kattaa kaikki yrityksen tarpeet myyntialustana.
4. Arkisto
Tämä on todella tärkeä pointti varsinkin tilitoimiston vaihdossa. Loppujen lopuksi kirjanpitoaineistosta vastaa yrittäjä itse. Usein on niin, että arkistointi on tehty puutteellisesti tai sitä ei ole tehty ollenkaan, mikä vaikeuttaa asioiden todentamista ja kirjanpitoa ylipäätänsä.
Arkistointi on osa sisäistä taloushallintoa. Pidä huolta kirjanpitoaineistosta.
5. Vastuu
Yksinkertaistettuna: kukaan ei ole vastuussa yrityksestä paitsi yrittäjä, eli omistaja, itse. Tämän takia kannattaa pitää “papereista” huolta. Ja jos kävikin niin, että kirjanpito on mennyt oikeasti solmuun, sitä pitää alkaa korjata askel kerrallaan.
YHTEENVETO
Kirjanpidon solmuun meneminen ei yleensä johdu yhdestä yksittäisestä virheestä. Useimmiten kyse on siitä, että kirjanpidosta ei ole pidetty huolta riittävän säännöllisesti. Keskustelu kirjanpitäjän kanssa on jäänyt vähäiseksi, tositteita ei ole toimitettu ajoissa, järjestelmiä on ollut liikaa tai kirjanpitoaineistoa ei ole arkistoitu kunnolla.
Loppujen lopuksi yrittäjä vastaa itse siitä, että yrityksen paperit ja taloushallinto ovat kunnossa. Se ei tarkoita, että yrittäjän pitäisi osata kaikkea itse, mutta hänen pitää ymmärtää, mitä yrityksessä tapahtuu ja mitä tietoja kirjanpitäjä tarvitsee.
Jos kirjanpito on jo mennyt solmuun, sitä ei kannata jättää odottamaan. Mitä aikaisemmin ongelmat käydään läpi, sitä helpompi niitä on alkaa korjata askel kerrallaan.
Jos sinun kirjanpitosi on mennyt solmuun tai et tiedä, mistä korjaaminen pitäisi aloittaa, voin auttaa. Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mikä tilanne on ja miten sen voisi saada takaisin järjestykseen.
Menestystä sinulle!
Tilaa VTAP-TILI -pohdintoja!
Tilaa blogimme (pohdintoja) ja saat parhaat vinkit kirjanpidosta ja taloushallinnosta suoraan sähköpostiisi.
