Näin paljon virheet kirjanpidossa voivat maksaa – ja miten vältät ne
Kirjanpitäjänä pyrin siihen, että asiakkaan kirjanpito on mahdollisimman ”hyvässä kunnossa” ja että se antaa, jos ei täydellisen, niin ainakin melkein täydellisen ja melkein tarkan kuvan yrityksen taloudesta. Siihen on kaksi erittäin tärkeää syytä:
1. Yrittäjä saa aina minulta mahdollisimman tarkat raportit ja voi luottaa siihen, että kirjanpito on kunnossa.
2. Kun jokaisen kuukauden kirjanpito on tehty hyvin, se helpottaa tilinpäätöksen tekoa.
Aina tämä ei kuitenkaan onnistu. Välillä on pakko kysyä — ja välillä jopa vaatia — tositteita ja selityksiä siitä, mitä, mihin ja miksi varoja on siirretty. Kuten alussa mainitsin, teen tämän kaiken ainoastaan siksi, että asiakkaan kirjanpito olisi mahdollisimman hyvässä kunnossa. En siksi, että nauttisin “ärsyttävien kysymysten” esittämisestä tai yrittäjän häiritsemisestä.
Tässä artikkelissa käyn läpi, mitä tapahtuu ja paljonko se teoriassa voi maksaa, jos kirjanpitäjän ja yrittäjän välinen dialogi puuttuu ja kirjanpito alkaa “elää omaa elämäänsä”.
1. Turhat rahansiirrot, hyvitykset ja sekoilut maksujen kanssa
Ensimmäinen — ja ehkä tärkein — virheluokka on tämä. Erilaiset rahansiirrot edestakaisin, epämääräiset henkilökohtaiset maksut, joista ei ole mitään tositetta (“ulkomaalainen yritys ja maksu PayPalin kautta”), sekä kaikenlaiset “väliaikaiset maksut” kaverille, jonka piti palauttaa rahat saman viikon aikana, mutta eipä palauttanut… Näitä tapahtuu usein (aina!), kun yrityksellä on monta rahanlähdettä ja useampi pankkitili.
Samaan kategoriaan kuuluu henkilökohtaisten ja yrityksen kulujen sekoittaminen. Yrittäjä maksaa omia kuluja yrityksen kortilla tai toisin päin. Tämä synnyttää turhia rahansiirtoja ja selvittelytyötä.
Mielestäni tämä kertoo siitä, että yrityksen sisäinen taloushallinto ei ole kunnossa. Ja se aiheuttaa kirjanpitäjälle turhaa tutkintatyötä — ja juuri niitä “ärsyttäviä” kysymyksiä, joita kukaan ei halua saada.
2. Laskujen myöhästymiset – muistutusmaksut ja perintäkulut
Klassikko. Maksaa laskut ajoissa. Käytä maanantai- tai perjantai-iltana ylimääräinen 30 minuuttia ostoreskontran (eli ostolaskujen) läpikäyntiin. Maksa laskut, ilmoita viivästyksestä tai pyydä eräpäivän siirtoa.
Monet laskutuspalvelut automatisoivat muistutusmaksut ja viivästyskorot. Nämä kulut ovat täysin turhia. Lisäksi esimerkiksi verottajan viivästymismaksut eivät ole vähennyskelpoisia — eli ne ovat suoraa menetystä.
3. Kirjanpidon myöhästyminen – veroilmoitusten sanktiot
Tämä on päivänselvää: kirjanpito pitää tehdä ajoissa. Kaikki veroilmoitukset pitää tehdä ajoissa. Muuten tulee myöhästymismaksuja. Mutta miten tämä liittyy yrittäjään, jos kirjanpitäjä hoitaa ilmoitukset? Tässä palataan siihen, että yhteinen keskustelu puuttuu usein kokonaan.
Yrittäjän vastuulla on toimittaa tositteet ajallaan. Kirjanpitäjän vastuulla on hoitaa kirjanpito ja ilmoitukset. Jos jompikumpi sakkaa, koko paketti kärsii.
Kirjanpito on yhteistyötä.
4. Puuttuvat tositteet
Toinen klassikko. On normaalia, että yksittäiset tositteet tulevat myöhässä — varsinkin, jos tositteita on paljon. Se ei ole ongelma tilikauden aikana. Mutta jos vuoden aikana kertyy paljon toimittamattomia tositteita, syntyy iso ongelma.
“Puuttuvat kulut” eivät ole vähennyskelpoisia, arvonlisäverot jäävät saamatta ja tilinpäätös ei näytä yrityksen todellista taloustilannetta.
Tähän kategoriaan kuuluvat myös käteiskuitit, käteismyynti ilman kuittia ja “hävinneet” maksut.
5. Väärin luokitellut kulut
Suurin osa tämän kategorian virheistä on kirjanpitäjän tekemiä. Mitä yrittäjä voi tehdä? Keskustella kirjanpitäjän kanssa. Kun kuluja luokitellaan väärille tileille, se vääristää yrityksen taloudellista kuvaa. Kulujen luonne vaikuttaa tulokseen ja veroihin. Siksi näitä on hyvä käydä läpi yhdessä säännöllisesti.
Teoreettiset kustannukset kirjanpidon virheistä
Alla oleva taulukko näyttää, miten pienetkin kirjanpidon virheiden kustannukset voivat kasvaa vuoden aikana. Jo pienet muistutusmaksut (10 €) voivat kasvaa vuodessa merkittäviksi: 120 € + kirjanpitäjän lisätyö 80 € = 200 €.
Jos sotku on isompi, kirjanpitäjän lisätyö kasvaa, yrittäjällä kuluu omaa aikaa selvittelyyn ja kokonaisuus voi nousta tuhansiin euroihin. Kaiken tämän on mahdollista välttää pitämällä sisäinen taloushallinto kunnossa ja toimittamalla tositteet ajallaan.
Yhteenveto
Kirjanpidon virheet voivat näyttää pieniltä, mutta ne maksavat yllättävän paljon. Myöhässä maksetut laskut, puuttuvat tositteet, epäselvät maksut ja väärin luokitellut kulut voivat kerryttää yritykselle satojen — jopa tuhansien eurojen — täysin turhia kustannuksia vuodessa. Samalla tilinpäätös vääristyy ja yrittäjä menettää aikaa selvittelyyn.
Hyvä kirjanpito ei synny sattumalta. Se syntyy selkeistä käytännöistä, oikea-aikaisesta raportoinnista ja aktiivisesta yhteistyöstä kirjanpitäjän kanssa. Kun sisäinen taloushallinto on kunnossa, säästät rahaa, vähennät virheiden riskiä ja voit luottaa siihen, että yrityksen numerot kertovat oikeaa tarinaa.
Jos haluat pitää kirjanpitosi kunnossa ja välttää turhat kustannukset, ota yhteyttä — autan sinua rakentamaan toimivan ja stressivapaan taloushallinnon.
Tilaa VTAP-TILI -pohdintoja!
Tilaa blogimme (pohdintoja) ja saat parhaat vinkit kirjanpidosta ja taloushallinnosta suoraan sähköpostiisi.
